De felul meu sunt extrem de dezorganizat. Ceea ce nu este de dorit, mai ales când administrezi câteva companii și ai de primit acte, contracte și facturi importante. Așa că mi-am pus la punct un sistem extrem de simplu pe care îl folosesc de ceva timp și care îmi permite să fac următoarele chestii cu documentele:
- să decid care îmi trebuie și care nu
- nu uit să plătesc facturile
- dintre documentele care îmi trebuie, decid care pot fi scanate și aruncate și care îmi trebuie fizic
Pașii pregătitori pentru utilizarea sistemului sunt:
- Se iau 3 plicuri sau 3 mape sau 3 tăvițe de documente sau 3 “chiloței”
- Se ia un marker permanent și se scrie pe ele: 1. Scan, 2. Pay, 3. File
- Se așează în ordinea de mai sus.
Și iată cum se folosește sistemul:
0.0. Vine actul. Se ia în mână și se citește cu atenție.
0.1. Conține informații de care vei mai avea nevoie în viitor? Dacă da, ar trebui scanat, deci îl introduci în plicul 1 și sari la faza 1.0.
0.2. Este ceva de plătit? Dacă da, îl introduci în plicul 2 și sari la faza 2.0.
0.3. Este ceva ce trebuie îndosariat (de exemplu trebuie trimis la contabil sau depus la vreo instituție)? Dacă da, întroduci în plicul 3 și sari la faza 3.0.
0.4. Recitește bine și dacă ești convins că nu-ți mai trebuie, aruncă-l.
0.5. Ar trebui să nu mai ai acte care nu sunt băgate în vreunul din cele 3 plicuri.
1.0. Iei în mână plicul 1 și scanezi toate documentele din el.
1.1. Este ceva de plătit? Dacă da, introduci respectivele documente în plicul 2 și sari la faza 2.0.
1.2. Este ceva ce trebuie îndosariat (de exemplu trebuie trimis la contabil sau depus la vreo instituție)? Dacă da, întroduci în plicul 3 și sari la faza 3.0.
1.3. Uită-te cu atenție la el și asigură-te că nu-ți trebuie în original, apoi aruncă-l.
1.4. Ar trebui să ai plicul 1 gol.
2.0. Iei în mână plicul 2 și plătești tot.
2.1. Din respectivele documente, este ceva ce trebuie îndosariat (de exemplu trebuie trimis la contabil sau depus la vreo instituție)? Dacă da, întroduci în plicul 3 și sari la faza 3.0.
2.2. Uită-te cu atenție la documente și dacă ești sigur că nu-ți trebuie în original, aruncă-le.
2.3. Ar trebui să ai plicul 2 gol.
3.0. Iei în mână plicul 3 și trimiți documentele unde trebuie (contabil, instituții sau arhiva personală de dosare fizice).
3.1 Ar trebui să ai plicul 3 gol.
Mai jos este și o schemă logică, numai bună de printat și atașat deasupra celor 3 plicuri.
PS: Ok, recunosc că am scris post-ul ăsta doar pentru că mi-a plăcut Gliffy și am vrut să fac ceva cu diagrama de mai sus. Sistemul însă este util și chiar îl folosesc. Fără diagramă printată 
PPS: Da, știu că sunt 4 pași de fapt. Dar sunt 3 plicuri. Și în definitiv e blogul meu.
No related posts.
[...] mult în viitor de fax și imprimantă. De scanat, scanez încă destul de mult (vezi post-ul meu Cum să îți organizezi hârtiile în 3 pași simpli), dar sper ca în maxim 5 ani toate documentele pe care le procesez să fie exclusiv în format [...]